Gabimet e zakonshme në email-et e punës

1. Të mos përshëndesësh.
Edhe përshëndetjet kanë rëndësinë e tyre. Shkruani gjithmonë “Përshëndetje” në fillim të mesazhit dhe “Faleminderit” në fund. Duhet gjithshtu të përdorni emrin e personit të cilit po i shkruani. Mundohuni të jeni sa më të sjellshëm por mos u zgjasni shumë.

2. Pritja e një përgjigje të menjëhershme.
Mos shkoni tek personi të cilit i keni nisur një email 30 sekonda më parë, për ta pyetur nëse e ka marrë.  E ka marrë dhe do t’i përgjigjet kur ta shohë më të përshtatshme. Ky është qëllimi i email-it.

3. Dërgimi i një email-i pa qenë akoma të sigurt.
Vendosni adresën e marrësit vetëm pasi ta keni përgatitur email-in. Në këtë mënyrë do të evitoni rrezikun e ndonjë gabimi të sikletshëm, si psh. t’i nisni një email të rëndësishëm personit të gabuar ose duke dërguar një email përgjysëm.

4. Mosleximi i të gjitha email-eve të reja para se të përgjigjeni.
Kur ktheheni në zyrë, pasi keni qenë jashtë për disa ditë, lexojini të gjitha email-et e reja para se të filloni të përgjigjeni. Ndoshta mund t’ju duket e çuditshme, por gjërat ecin përpara edhe nëse ju nuk keni qenë aty. T’i përgjigjeni diçkaje që është zgjidhur nga një koleg mund të shkaktojë konfuzion, gabime dhe është kohë e çuar dëm.

5. Heqja e disa adresave kur duhet të “reply all”.
Është ok nëse keni një arsye e rëndësishme për të mos përfshirë dikë në komunikim, por zakonisht mos lini jashtë përgjigjes personat e përfshirë në mesazhin original.

6. Shkrimi i një email-i të shpejtë.
Mos u tregoni të pakujdesshëm; shkruani çdo email sikur ai do të duhej të lexohej nga vetë Presidenti i Republikës. Kini kujdes me fjalët që përdorni dhe tregohuni të sigurt në çdo komunikim.

7. Nënvlerësimi i rëndësisë së një titulli.
Titulli është hyrja dhe prezantimi juaj. Bëjeni interesant dhe do të rrisni mundësitë për të pasur vëmendjen e marrësit. Zakonisht personat kanë të bëjnë me email-e të shumta gjatë ditës; jini kreativë dhe të drejtpërdrejtë, në mënyrë që të ndihmoni marrësin t’ju gjejë pa shumë lodhje.

8. Shkelja e rregullave të brendshme të kompanisë sa i përket email-eve.
Shumë kompani përdorin filtra antispam, të cilat monitorojnë atë që quhet “gjuha blu”. Kini kujdes me përdorimin e disa fjalëve të veçanta si “kërkoj punë” apo “vende pune të lira”.

9. Përgjigjja e një email-i kur jeni të nervozuar.
Nuk duhet ta bëni asnjëherë. Dërgimi i një email-i pune kur nuk jeni të qetë konsiderohet gjithmonë një gabim trashanik. Edhe pse kjo është diçka që me siguri dihet dhe duhet të kihet parasysh nga gjithkush, po ju’a kujtojmë gjthsesi. Ruajeni mesazhin në “Draft”, lexojeni përsëri mëngjesin tjetër dhe shikoni nëse ia vlen ta dërgoni apo jo.

10. Përdorimi i shumtë i BCC-së.
Përdorni me kujdes BCC-në. Edhe pse mendohet se ëshë sekrete, jo gjithmonë është kështu. Sikur edhe një herë të vetme të gaboni, nuk do të kenë më besim tek ju. E njëjta gjë ndodh edhe nëse bëni “Forward” të email-it; është një mënyrë për të shkatërruar besueshmërinë tuaj. Kur dikush ju dërgon diçka, nuk mendon se ju do t’ua kaloni dhe kolegëve.

11. Dhënia e besimit të tepërt tek email-i.
Duhet të keni parasysh se askush nuk qëndron i ulur para ekranit të kompjuterit duke pritur email-in tuaj. Nëse keni diçka urgjente, përdorni një tjetër mjet komunikimi. Mund të evitoni atë pikëçuditësen e kuqe thjesht duke i rënë prapa dhe zgjidhur personalisht punët tuaja.

12. Të shtypësh padashje “reply all”.
Gabim shumë i rëndë. Dhe nuk është vetëm e sikletshme; në vartësi të asaj çfarë keni shkruar në email, ajo mund të dëmtojë lidhjet tuaja me kolegët apo me shefin. Bëni kujdes sa herë që përgjigjeni se mos gabimisht shtypni butonin fatal.

Related Posts
Leave a comment

Adresa juaj email s’do të bëhet publike. Fushat e domosdoshme janë shënuar me një *